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HERMES

Guía de uso · 25 videos · 20 min

Aprende a usar Hermes

Videos cortos, sin sonido, que recorren cada módulo de Hermes. Cada paso también está escrito debajo. Inicia sesión para ver solo las guías de tu rol. Los datos que ves son de ejemplo.

Índice de videos

PRIMEROS PASOS

Para empezar

1Crear tu cuenta con una invitación

0:44

Si Hermes te envió una invitación, así creas tu cuenta y la de tu negocio.

Ver los pasos escritos
  1. 1Abre el enlace de registro que recibiste
  2. 2El código de invitación ya viene completo en el enlace
  3. 3Escribe tu correo y tu nombre
  4. 4Elige una contraseña de al menos 6 caracteres
  5. 5Pulsa Crear cuenta
  6. 6Listo: ya puedes iniciar sesión con tu correo y tu contraseña

2Tu perfil y tu contraseña

0:51

Cambia tu nombre y tu contraseña desde el menú de tu usuario.

Ver los pasos escritos
  1. 1Abre el menú con tu nombre, arriba a la derecha
  2. 2Elige Perfil
  3. 3Aquí puedes cambiar tu nombre
  4. 4Para cambiar la contraseña escribe la actual y la nueva dos veces
  5. 5Pulsa Cambiar contraseña

OPERACIÓN

El día a día en el mostrador

3Abrir la caja

0:39

Antes de vender hay que abrir una caja registradora con el efectivo con el que empiezas el turno.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Punto de venta desde el menú
  2. 2Sin caja abierta, Hermes no deja vender: pulsa Abrir Caja
  3. 3Elige la caja registradora que vas a usar
  4. 4Escribe la base: el efectivo con el que empiezas el turno
  5. 5Confirma con Abrir Caja
  6. 6Listo: arriba aparece CAJA ABIERTA y ya puedes vender

4Conoce la pantalla de venta

0:40

El catálogo a la izquierda, el ticket a la derecha y el total siempre a la vista.

Ver los pasos escritos
  1. 1A la izquierda está el catálogo: cada producto muestra su precio y su stock
  2. 2Busca por nombre o con el lector de código de barras
  3. 3El punto ámbar avisa que quedan pocas unidades
  4. 4Toca un producto para agregarlo al ticket
  5. 5A la derecha se arma el ticket, con subtotal, IVA y total
  6. 6Cobra con el botón azul o con la tecla Espacio

5Vender y cobrar en efectivo

1:02

Arma el ticket, ajusta cantidades, recibe el pago y entrega el cambio sin equivocarte.

Ver los pasos escritos
  1. 1Toca los productos que lleva el cliente
  2. 2Cambia la cantidad con los botones más y menos
  3. 3Quita lo que el cliente ya no quiere con el icono de la papelera
  4. 4Pulsa Espacio para cobrar
  5. 5Escribe cuánto te entrega el cliente o toca un billete
  6. 6Hermes calcula el cambio: revísalo antes de confirmar
  7. 7Confirma la venta: el stock se descuenta solo
  8. 8Pulsa Nueva venta para atender al siguiente cliente

6Vender productos por peso

0:44

Para quesos, frutas o granos: escribe el peso o tómalo de la báscula y Hermes calcula el valor.

Ver los pasos escritos
  1. 1Toca un producto que se vende por peso
  2. 2En el ticket escribe el peso en kilogramos
  3. 3El valor se calcula según el peso
  4. 4Si cambia el peso, el total se actualiza al instante
  5. 5Cobra como cualquier otra venta

7Facturar electrónicamente

1:00

Emite la factura electrónica ante la DIAN en la misma venta y revisa su estado.

Ver los pasos escritos
  1. 1Agrega los productos de la venta
  2. 2Pulsa Espacio para cobrar
  3. 3Busca al cliente por su cédula o NIT
  4. 4Marca Factura electrónica DIAN
  5. 5Confirma la venta
  6. 6Hermes la envía a la DIAN y descuenta un crédito
  7. 7En Facturas Electrónicas verás su estado: Validada

8Hacer una devolución

1:15

Devuelve productos al inventario y, si la venta tenía factura, genera la nota crédito.

Ver los pasos escritos
  1. 1En Ventas, toca el ID de la venta para copiarlo
  2. 2Vuelve a Punto de venta y pulsa Devolución
  3. 3Pega el ID y busca la venta
  4. 4Elige cuántas unidades devuelve el cliente
  5. 5Si la venta tenía factura electrónica, deja marcada la nota crédito
  6. 6Escribe el motivo y pulsa Procesar devolución
  7. 7El stock se repone y la nota crédito queda en Facturas Electrónicas

9Cerrar la caja

0:44

Al terminar el turno, cuenta el efectivo y compáralo con lo que Hermes esperaba.

Ver los pasos escritos
  1. 1En Punto de venta pulsa Cerrar caja
  2. 2Revisa el resumen del turno: las ventas por método de pago
  3. 3Hermes calcula el efectivo que debería haber en la caja
  4. 4Cuenta el efectivo y escribe el monto contado
  5. 5Hermes muestra la diferencia: en verde, la caja cuadra
  6. 6Confirma el cierre: el turno queda registrado

10Entender el dashboard

0:41

Un vistazo al negocio: ventas de hoy y del mes, stock bajo y los productos que más se venden.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Dashboard desde el menú
  2. 2La franja de arriba resume tu negocio: ventas de hoy y del mes
  3. 3Stock bajo te dice cuántos productos hay que reponer
  4. 4La gráfica muestra las ventas de los últimos 30 días
  5. 5Más abajo ves cómo te pagan y qué productos se venden más

11Consultar el historial de ventas

0:42

Encuentra cualquier venta por fecha o por forma de pago y revisa su detalle.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Ventas desde el menú
  2. 2Elige el rango de fechas que quieres revisar
  3. 3Filtra por forma de pago si lo necesitas
  4. 4Pulsa Buscar
  5. 5Abre una venta para ver su detalle
  6. 6Exportar CSV descarga el listado para abrirlo en Excel

12Revisar tus facturas electrónicas

0:42

Mira el estado de cada factura y nota crédito, descárgalas y reintenta las que no se validaron.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Fact. Electrónicas desde el menú
  2. 2Cada documento muestra su estado: validada, pendiente o rechazada
  3. 3Filtra por estado para encontrar lo que necesita atención
  4. 4En las validadas puedes descargar el PDF y el XML
  5. 5Las pendientes o rechazadas se reintentan con su botón (solo administradores)

Productos, clientes y proveedores

13Administrar el inventario

1:02

Busca, agrega, edita y elimina productos; Hermes calcula el precio de venta con tu ganancia.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Inventario desde el menú
  2. 2Busca un producto por nombre o por código de barras
  3. 3Filtra por categoría o ve solo los de stock bajo
  4. 4Pulsa Agregar Producto
  5. 5Escribe el nombre, el precio de compra, tu ganancia y el stock
  6. 6Elige la categoría y guarda: el precio de venta se calcula solo
  7. 7Elimina con la papelera: Hermes siempre pide confirmación

14Registrar movimientos de stock

0:42

Ajusta el inventario cuando entra o sale mercancía fuera de una venta, y consulta el historial.

Ver los pasos escritos
  1. 1En Inventario, abre la pestaña Movimientos
  2. 2Aquí queda el historial de cada entrada y salida de stock
  3. 3Pulsa Registrar Movimiento
  4. 4Elige el producto, el tipo de movimiento y la cantidad
  5. 5Escribe el motivo y guarda: el stock del producto se actualiza

15Organizar los productos en categorías

0:38

Las categorías ordenan el catálogo y facilitan los filtros del inventario.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Categorías desde el menú
  2. 2Cada categoría muestra cuántos productos tiene
  3. 3Pulsa Nueva Categoría
  4. 4Escribe el nombre y, si quieres, una descripción
  5. 5Guarda: ya puedes asignarla a tus productos

16Registrar y buscar clientes

1:01

Con la cédula o el NIT del cliente puedes facturarle electrónicamente desde el punto de venta.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Clientes desde el menú
  2. 2Busca por nombre, correo o teléfono
  3. 3Pulsa Nuevo Cliente
  4. 4Escribe el nombre, la cédula o NIT y el correo
  5. 5Guarda: ya puedes facturarle desde el punto de venta
  6. 6Edita o elimina con los iconos de su fila

17Registrar proveedores

0:47

Guarda a quién le compras para hacerle pedidos más rápido.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Proveedores desde el menú
  2. 2Pulsa Nuevo Proveedor
  3. 3Escribe el nombre, el correo, el teléfono y la dirección
  4. 4Guarda: el proveedor queda listo para hacerle pedidos
  5. 5Búscalo cuando lo necesites por nombre, correo o teléfono

18Hacer pedidos a proveedores

0:57

Registra lo que compras y, al recibir la mercancía, el stock sube automáticamente.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Compras desde el menú
  2. 2Pulsa Nuevo Pedido
  3. 3Elige el proveedor
  4. 4Agrega los productos con su cantidad y su precio de compra
  5. 5Revisa el total y pulsa Crear Pedido
  6. 6Cuando llegue la mercancía, pulsa Recibir e ingresa la cantidad recibida
  7. 7Confirma la recepción: el stock de los productos sube solo

CONTROL

Reportes, cajas, equipo y configuración

19Ver los reportes de ventas

0:32

Consulta las ventas de cualquier periodo, con su cajero, método de pago y total.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Reportes desde el menú
  2. 2Elige la fecha de inicio del periodo
  3. 3Elige la fecha final
  4. 4El listado muestra cada venta con su cajero, método y total
  5. 5Compara periodos cambiando las fechas

20Controlar las cajas

0:54

Mira la caja abierta, registra ingresos y retiros de efectivo y consulta el historial de turnos.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Cajas desde el menú
  2. 2Sesión activa muestra la caja abierta y lo que lleva vendido
  3. 3Registra un ingreso o un retiro de efectivo con Movimiento
  4. 4El historial muestra cada turno: apertura, cierre y diferencia
  5. 5Crea más cajas registradoras con Nueva caja

21Configurar tu negocio

0:49

Los datos de tu empresa, la moneda, el IVA y el mensaje que sale en cada ticket.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Configuración desde el menú
  2. 2Completa los datos de tu empresa
  3. 3Define el nombre del punto de venta, la moneda y el IVA
  4. 4Personaliza el mensaje que sale al pie del ticket
  5. 5Pulsa Guardar

22Conectar la facturación electrónica

0:57

Guarda las credenciales de tu cuenta de Factus, actívala y revisa tus rangos y créditos.

Ver los pasos escritos
  1. 1En Configuración, baja hasta Facturación Electrónica
  2. 2Escribe el Client ID y el Client Secret de tu cuenta de Factus
  3. 3Escribe el correo y la contraseña del usuario de Factus
  4. 4Pulsa Guardar credenciales: se almacenan cifradas
  5. 5Con Probar conexión compruebas que Factus las acepta; si no, te avisa
  6. 6Después activa la facturación con el interruptor
  7. 7Más abajo ves tu saldo de créditos de facturación

23Decidir qué puede usar tu equipo

0:45

Da o quita módulos a cada rol de tu empresa, o a una sola persona, sin pedirle nada a nadie.

Ver los pasos escritos
  1. 1En Configuración, baja hasta Permisos del equipo
  2. 2En Por rol, cada columna es un rol de tu equipo y cada fila un módulo
  3. 3Activa un módulo para un rol: por ejemplo, Reportes para el Cajero
  4. 4La etiqueta Empresa marca lo que cambiaste respecto a lo normal
  5. 5En Por persona, elige a alguien para darle un permiso solo a esa persona
  6. 6Restablecer devuelve a la persona a los permisos de su rol

24Crear usuarios y asignar roles

0:51

Cada persona de tu equipo entra con su propio usuario y ve solo lo que su rol permite.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Usuarios desde el menú
  2. 2Pulsa Nuevo Usuario
  3. 3Escribe el nombre, el correo y una contraseña
  4. 4Elige el rol: define a qué pantallas tendrá acceso
  5. 5Guarda: la persona ya puede iniciar sesión
  6. 6Cambia su rol o su estado con el lápiz de su fila

25Atender las notificaciones

0:31

Avisos del sistema, como créditos de facturación por agotarse.

Ver los pasos escritos
  1. 1Entra a Notificaciones desde el menú
  2. 2Aquí llegan los avisos importantes, como créditos bajos
  3. 3El punto rojo de la campana indica cuántas no has leído
  4. 4Marca una como leída con su botón
  5. 5O márcalas todas con Marcar todas leídas

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